Evenement organiseren

  • Wat is het?

    Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

    Weet u niet zeker of u een vergunning nodig heeft of dat een melding klein evenement volstaat? Doe dan de evenementencheck!

    Evenementencheck: vergunning of melding?

    Evenement melden/vergunning aanvragen met DigiD

    Evenementenvergunning aanvragen

    Melding klein evenement

    Tussentijdse melding meerjarige evenementenvergunning

    Evenement melden/vergunning aanvragen met eHerkenning

    Evenementenvergunning aanvragen

    Melding klein evenement

    Tussentijdse melding meerjarige evenementenvergunning

  • Hoe werkt het?

    De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Het kan zijn dat u zich moet houden aan bepaalde regels, zoals:

    • een maximum aantal personen;
    • een bepaalde begin- en eindtijd;
    • geen muziek voor of na bepaald tijdstip;
    • geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen;
    • geen grote voorwerpen plaatsen.
    • In de kernen Epe en Vaassen geldt een maximum aantal dagen waarop een evenement georganiseerd mag worden. Zie het beleid voor meer informatie hierover.
    • Een organisatie kan een meerjarige evenementenvergunning aanvragen voor een evenement dat minimaal drie keer heeft plaatsgevonden op dezelfde locatie in de afgelopen zes jaar.
  • Wat moet ik doen?

    • Vraag de vergunning aan bij de gemeente.
    • Voor middelgrote evenementen doet u dit minstens 8 weken van tevoren.
    • Als u alleen een melding hoeft te doen, doet u dit minstens 3 weken van tevoren.
    • Geef de volgende informatie:
      • naam van de organisator
      • naam van de contactpersoon op het evenement
      • omschrijving van activiteiten op het evenement
      • datum en tijdstip van het evenement
      • datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
      • verwachte aantal bezoekers of deelnemers
      • beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
      • of er straten afgesloten moeten worden
      • verwachte geluid (soort, tijd, locatie)
      • manier van stroomvoorziening
      • of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
      • tekening van het evenemententerrein of de route van bijvoorbeeld een optocht
      • technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
      • hoe en door wie het terrein of de route na afloop wordt schoongemaakt

    Andere vergunningen of ontheffingen

    Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan een parkeerontheffing of een ontheffing voor het schenken van alcohol

  • Wat kost het?

    Voor de kosten verwijzen wij u naar de Verordening op de heffing en invordering van leges 2018 van de gemeente Epe (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2017-228727.html). U vindt de kosten in Titel 3 Hoofdstuk 2 Organiseren evenementen en collectes.

    Bij kleine evenementen waarvoor een meldingsplicht geldt, hoeft u geen leges te betalen. Onder Aanvullende informatie leest u welke evenementen vallen onder kleine evenementen. Bij grote evenementen moet u wel leges betalen en eventueel precario (kosten voor het gebruik van de openbare ruimte). Dit is afhankelijk van of u reclameborden plaatst. Ook moet u eventueel de kosten van het gebruik van stroom betalen.

  • Hoe lang duurt het?

    • Een melding doet u minimaal drie weken voor aanvang van het evenement.
    • Na het aanvragen van een vergunning voor een evenement ontvangt u maximaal 8 weken voor aanvang van het evenement een bericht van de gemeente of u de vergunning krijgt.

  • Aanvullende informatie

    Klein evenement

    Een klein evenement is een evenement waarbij:

    • minder dan 500 personen als bezoeker en/of deelnemer worden verwacht
    • de activiteiten (inclusief de op- en afbouw) tussen 7.00 uur en 23.30 uur plaatsvinden.

    Een klein evenement is in ieder geval:

    • een straatfeest
    • een braderie met minder dan 40 kramen
    • een optocht met minder dan 5 voertuigen en minder dan 20 deelnemers
    • een muziekvoorstelling tussen 7.00 uur en 23.30 uur
    • een fiets- of loopwedstrijd op de weg met minder dan 50 deelnemers.

    Vrijstelling

    Aan een vrijstelling van de vergunningplicht zijn de volgende voorwaarden verbonden:

    1. het totale aantal bezoekers en/of deelnemers mag niet meer zijn dan 500 personen
    2. de activiteiten (inclusief de op- en afbouw) moeten tussen 7.00 uur en 23.30 uur plaatsvinden
    3. het evenement mag geen belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten
    4. tijdens het evenement mag geen weg of een deel van de weg afgesloten worden, tenzij het een doodlopende weg betreft. Een parallelweg binnen de bebouwde kom mag alleen (deels) worden afgesloten als het verkeer geen hinder ondervindt door het gebruik van de weg en geen omleidingsroutes nodig zijn voor derden om woningen of bedrijven of anderszins te bereiken
    5. het is toegestaan objecten anders dan tenten te plaatsen met een oppervlakte van minder dan 32 m2 per object
    6. het is niet toegestaan een tent te plaatsen of in gebruik te nemen waar meer dan 150 personen in aanwezig kunnen zijn
    7. er wordt geen toegangsprijs gerekend of verrekend
    8. het is niet toegestaan vuurwerk af te steken tijdens het evenement
    9. hulpverleningsdiensten moeten altijd vrije doorgang hebben. Alle straten moeten een vrije doorgang bieden van minimaal 4 meter aan brandweer, politie en ambulance
    10. voorzieningen voor brandweer (bluswater) mogen nooit worden belemmerd. Deze voorzieningen moeten altijd bereikbaar zijn
    11. tijdens het evenement moeten voldoende geoefende EHBO'ers of BHV'ers aanwezig zijn (bij meer dan 200 bezoekers: 1 per 200 à 250 bezoekers)
    12. op het evenemententerrein moet/moeten de locatie(s) waar de EHBO'ers of BHV'ers zich bevinden duidelijk aangegeven zijn
    13. er moeten voldoende afvalbakken aanwezig zijn.

    U moet zich bij een klein evenement ook houden aan de volgende voorschriften:

    • Als er tijdens het evenement schade wordt veroorzaakt aan gemeente-eigendommen, dan worden de kosten verhaald op de organisator van het evenement.
    • Als het terrein wordt verontreinigd tijdens het evenement, dan moet dit direct na afloop worden schoongemaakt of opgeruimd. Gebeurt dat niet, dan voert de gemeente deze werkzaamheden zelf uit of laten deze uitvoeren op kosten van de organisator.

    Vraag altijd een vergunning aan voor het houden van evenementen waarbij op voorhand duidelijk is dat u niet kunt voldoen aan de voorwaarden en voorschriften.

    Geen evenement

    Niet alle feesten, bijeenkomsten en sportwedstrijden vallen onder de definitie van het begrip evenement dat is opgenomen in de Algemene Plaatselijke Verordening. Dit geldt bijvoorbeeld voor een besloten feest dat plaatsvindt op particulier terrein. Dat het feest besloten is en niet op of aan de weg is, maakt dat de activiteit niet valt onder het begrip evenement. Onder besloten verstaan we overigens dat de organisator vooraf weet welke gasten op het feest aanwezig zijn.

    Verder beschrijft de Algemene Plaatselijke Verordening een aantal andere activiteiten die geen evenement zijn:

    • Bioscoopvoorstelling
    • Weekmarkten
    • Kansspelen (als bedoeld in de Wet op de Kansspelen)
    • Het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet (bijvoorbeeld café of dancing) gelegenheid geven tot dansen.
    • Betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties. Deze moeten gemeld worden op basis van de Wet openbare manifestaties.
    • Het exploiteren van een speelgelegenheid (artikel 2:39 APV). Denk hierbij aan een ruimte met meerdere gokautomaten.

    Voor bovenstaande activiteiten kunt u geen evenementenvergunning aanvragen of melding doen.

    Clubs uit de KNVB betaald voetbal competitie of grote buitenlandse voetbalclubs moeten altijd een vergunning aanvragen voor een evenement. Dit moet tenminste acht weken voor aanvang van het evenement gebeuren. Voetbalwedstrijden tussen lokale voetbalverenigingen moeten acht weken voor aanvang gemeld worden. In beide gevallen zal de politie een risicoanalyse uitvoeren.

Pagina opties