Adviseur recordmanagement

Wat je gaat doen

Als Adviseur recordmanagement zorg je ervoor dat het digitale archief en het Zaaksysteem geordend en toegankelijk is. En dat we voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en WOO. Je houdt toezicht op het bewaren en vernietigen van vooral digitale, maar voor een klein deel ook nog analoge informatie. Je denkt mee over verbeteringen en nieuwe werkwijzen. Omdat onze Adviseur informatiebeheer binnen twee jaar met pensioen gaat, kun jij doorgroeien naar een bredere adviesrol waarin je actief meedenkt over beleid, organisatie brede informatievraagstukken en de toekomst van ons informatiebeheer- en informatiemanagement.

Je taken zijn:

• zorgen voor een geordend en toegankelijk digitaal archief in het Zaaksysteem
• toezicht houden op bewaren, vernietigen en overdragen van informatie
• voorbereiden en uitvoeren van kwaliteitsaudits, het prioriteren en navolgen van acties
• bijdragen aan projecten en verbeteringen binnen informatiebeheer, zoals de aansluiting op het e-depot of de aanschaf van een nieuwe vakapplicatie
• verder implementeren van het kwaliteitssysteem volgens de PDCA-cyclus
• het vertalen van strategisch beleid naar tactische werkprocessen.

En op termijn: 

• advies op het gebied van informatiebeheer aan management, college en raad
• college- en raadsvoorstellen opstellen
• deelnemen aan het vakambtenaren overleg Noord-Veluws Archief
• vertalen van de nieuwe Archiefwet naar de praktijk.
• contacten met toezichthouders
• het opstellen van strategisch informatiebeheerbeleid. 

Wie wij zijn

Gemeente Epe is een fijne plek om te wonen én te werken. Samen met ruim 200 collega’s zetten we ons elke dag in voor onze 33.000 inwoners. De sfeer is informeel, de communicatielijnen zijn kort en er is ruimte voor eigen initiatief. Wil je groeien in je werk of iets nieuws leren? Dan kijken we samen naar de mogelijkheden.

Je werkt in het team Informatisering, een divers team van 30 collega’s. Samen werken we hard aan het verbeteren van de digitale dienstverlening en proces- en zaakgericht werken. In deze functie werk je veel samen met de adviseur informatiebeheer en de medewerkers digitaal informatiebeheer. De sfeer in het team is informeel, we helpen elkaar en hebben oog voor jouw ontwikkeling.

Wat we jou bieden

Een goed salaris

• Je krijgt vanaf 1 oktober minimaal € 3.489,00 en maximaal € 4.998,00 bruto per maand bij 36 uur (schaal 9). Na de ontwikkeling naar Adviseur informatiebeheer is er een uitloop naar schaal 10 (€ 3.742,00 tot € 5.519,00). Daarnaast heb je een Individueel Keuze Budget van 17,05 % boven op je salaris. Hiermee kun je bijvoorbeeld kiezen voor extra vrije dagen, een leasefiets of het aflossen van jouw studieschuld.

Een fijne start

• Je krijgt een warm welkom met een introductieprogramma én een enthousiaste buddy die jou helpt je weg te vinden binnen de organisatie.

Ruimte voor groei en werkgeluk

•  In het goede gesprek bespreek je samen met je leidinggevende hoe jij je wilt ontwikkelen, wat jou gelukkig maakt in je werk en wat je daarvoor nodig hebt.

Flexibel werken en aantrekkelijke extra’s

• Hybride werken, flexibele werktijden en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag. Ook mag je 2 feestdagen omruilen voor dagen die passen bij jouw geloof of achtergrond.

Goede regelingen voor jou

• We betalen 70% van jouw pensioen (ABP) en dragen bij aan je zorg- en arbeidsongeschiktheidsverzekering. Ook krijg je een reiskostenvergoeding, of je nu met de fiets, auto, lopend of het ov komt. Maak je gebruik van ouderschapsverlof? Dan betalen wij een groot deel van je salaris door.

Wie wij zoeken

Je bent een enthousiaste en gedreven professional. Je weet hoe je ordeningsstructuren opzet, werkt proces- en zaakgericht en hebt kennis van wet- en regelgeving zoals Archiefwet, AVG en Woo. Je kijkt verder dan je eigen taken en denkt proactief mee over hoe we als organisatie kunnen verbeteren.

Je neemt mee:

• Kwaliteitsgerichtheid: je bewaakt en borgt dat het archief - vooral digitaal maar ook voor een klein deel nog analoog - aan de kwaliteitsnormen voldoet en blijft verbeteren.
• Resultaatgericht: je kunt de voorkomende werkzaamheden goed prioriteren en planmatig werken.
• Aandacht voor detail: je werkt nauwkeurig en zorgvuldig bij het beheren, controleren en overdragen van digitale informatie, zodat deze voldoet aan wet- en regelgeving.
• Inzicht: je doorgrondt processen, wetgeving en informatiebeheer om de juiste keuzes te maken en verbanden te zien.

Opleiding en ervaring:

• Het is fijn als je al ervaring hebt als recordmanager, dat is een pré maar geen absolute noodzaak.
• Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van Informatiedienstverlening en -management, Archiefwetenschap of een vergelijkbare studie zoals SOD II en/of Leergang Adviseur Recordmanagement.
• Kennis van de Archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving en normen zoals MDTO, NEN 16175-1.
• Ervaring met digitale archiefvorming (bij voorkeur binnen overheid).

Hoe je solliciteert

Zijn wij een match? Dan zien we graag jouw sollicitatie tegemoet. Solliciteren kan tot en met 30 november 2025 door een e-mail te sturen naar sollicitaties.095444@werkeningelderland.nl. De eerste gesprekken staan gepland op donderdag 4 december. Kun je op dat moment niet, dan kijken we samen naar een passend alternatief.

Als er tijdens het eerste gesprek van beide kanten een klik is, nodigen we je uit voor een meeloopochtend of -middag. Zo krijg jij een goed beeld van de werkzaamheden en het team. En leren wij jou beter kennen, inclusief de unieke kwaliteiten die jij meebrengt. Is er na deze meeloopdag wederzijds enthousiasme, dan volgt een arbeidsvoorwaardengesprek.

Een referentiecheck en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) horen bij de selectieprocedure.

Vragen

Heb je vragen over de functie of over onze gemeente? Of wil je eerst vrijblijvend langskomen voor een kop koffie? Bel of mail dan met Jan Hasselt via 14 0578 of jan.hasselt@epe.nl.

Bij de gemeente Epe willen we een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Dat doen we samen, met een open houding en oog voor elkaars ideeën. We zien de kracht van verschil en denken in mogelijkheden: zo komen we vooruit, met ruimte voor iedereen.