Persoonsgegevens, procedure inzage, rectificatie, beperking en gegevenswissing

  • Wat is het?

    1. Indienen en in behandeling nemen van verzoeken

    Iedere burger heeft het recht op het indienen van een verzoek om inzage in en rectificatie, gegevenswissing en beperking van zijn persoonsgegevens.

    Een burger/ verzoeker kan een dergelijk verzoek doen door gebruik te maken van het daarvoor ontworpen digitale webformulier. Er wordt ingelogd via de DigiD of e-Herkenning. Hiermee is voldaan aan de legitimatieplicht. Het is niet mogelijk om een verzoek in te dienen via gemeente@epe.nl of via het contactformulier.[1]

    Als een burger/ verzoeker een verzoek niet via het online formulier wil/ kan indienen, kan een verzoek ook per post of bij de balie van het gemeentehuis worden ingediend. Om de procedure rondom een verzoek te bespoedigen, is het dan van belang om in ieder geval de volgende punten op te nemen in het verzoek:

    • omschrijving van het verzoek
    • reden van het indienen van het verzoek
    • volledige voor- en achternaam, woonadres, geboortedatum en telefoonnummer van verzoeker.

    Het verzoek moet zijn ondertekend en u moet een kopie van het legitimatiebewijs overleggen. Als het verzoek wordt ingediend namens een ander, dan zijn er nog aanvullende punten, zie het kopje “minderjarigen en kinderen” en “gemachtigde”.

    Minderjarigen en kinderen

    Een verzoek met betrekking tot persoonsgegevens van minderjarigen die nog geen 16 jaar oud zijn, wordt gedaan door hun wettelijke vertegenwoordiger. Het college gaat na wie de wettelijke vertegenwoordiger is door gebruik te maken van de Basisregistratie personen.  

    Het college richt de beantwoording van het verzoek aan de wettelijke vertegenwoordiger.

    Gemachtigde

    Een verzoek met betrekking tot persoonsgegevens namens een ander (betrokkene) is ook mogelijk. De gemachtigde moet hiervoor het volgende aanleveren:

    • een originele, door betrokkene ondertekende schriftelijke machtiging
    • een kopie van het identiteitsbewijs van betrokkene.

    Het college richt de beantwoording van het verzoek aan de gemachtigde.

    Verzoek verduidelijken

    Als het verzoek onduidelijk is, kan het college de verzoeker vragen om zijn verzoek te verduidelijken. Wanneer de verzoeker dat niet doet binnen de gestelde termijn, dan wordt het verzoek niet in behandeling genomen. De verzoeker krijgt hiervan bericht. 

    2. Berichtgeving ontvangst

    Binnen vijf dagen na ontvangst van een verzoek verstuurt het college een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat tenminste:

    • een beschrijving van de procedure
    • de te verwachten behandelingsduur van het verzoek.

    3. Termijn afhandeling verzoek

    Op het verzoek om inzage in, rectificatie en beperking van persoonsgegevens wordt zo snel mogelijk gereageerd. Dit gebeurt uiterlijk binnen vier weken na het indienen van een verzoek en als het mogelijk is digitaal. Soms lukt het niet om binnen vier weken een verzoek te behandelen, vanwege complexiteit of als er veel verzoeken zijn. De termijn kan dan met acht weken worden verlengd. Het college laat dit weten aan de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. De verzoeker kan een bezwaar indienen, als hij/zij het niet eens is met het besluit.

    Bij de afhandeling van een verzoek om gegevenswissing wordt ook gestreefd naar een afhandelingstermijn van vier weken. 

    4. Kosten verzoek

    De gemeente Epe brengt geen kosten voor een verzoek in rekening. Wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kan het college weigeren om gevolg te geven aan het verzoek.

    5. Uitvoering inzageverzoek

    Iedere burger heeft recht op inzage in zijn of haar verwerkte persoonsgegevens. Het college verstrekt een kopie van de persoonsgegevens van de burger die worden verwerkt. Dit recht doet geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen. 

    Naast het recht op inzage in de persoonsgegevens kan een burger vragen om de volgende informatie:

    • De verwerkingsdoeleinden
    • De betrokken categorieën van persoonsgegevens
    • De ontvangers of categorieën van ontvangers van persoonsgegevens, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties
    • Bewaartermijnen of criteria om die vast te stellen
    • Vermelding recht op rectificatie, wissing, beperking verwerking en bezwaar
    • Vermelding klachtrecht bij de Autoriteit persoonsgegevens
    • Alle beschikbare informatie over de bron van gegevens indien dat niet verzoeker zelf is
    • Informatie over geautomatiseerde besluitvorming, profilering en onderliggende logica plus de betekenis ervan voor verzoeker
    • Informatie over de toepasselijk waarborgen bij doorgifte naar een derde land.

    In bepaalde gevallen weigert het college het verzoek:

    • Als er sprake is van een wettelijk verbod;
    • De verstrekking van gegevens doet afbreuk aan rechten van derden.

    6. Uitvoering verzoek op rectificatie

    Iedere burger heeft recht op rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens. Ook heeft de burger het recht een aanvullende verklaring te geven wanneer de verwerking plaats vindt op basis van onvolledige gegevens. Dit verzoek wordt door het college intern doorgezet naar de medewerker die de betreffende persoonsgegevens beheert en daadwerkelijk kan verbeteren, aanvullen en verwijderen.

    In bepaalde gevallen weigert het college het verzoek:

    • als er sprake is van een wettelijk verbod
    • de verstrekking van gegevens doet afbreuk aan rechten van derden.

    7. Uitvoering verzoek op beperking van een verwerking

    Iedere burger heeft recht op beperking van de hem betreffende persoonsgegevens in een aantal in de wet[2] opgesomde situaties. Dit houdt in dat de persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerkt en niet gewijzigd moeten kunnen worden.

    Dit recht bestaat in de volgende situaties:

    • De juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de verzoeker.
    • De verwerking is onrechtmatig, maar de verzoeker verzet zich tegen het wissen van de gegevens.
    • Het college heeft zelf de persoonsgegevens niet meer nodig, maar de verzoeker heeft deze gegevens nog nodig in verband met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
    • Verzoeker heeft bezwaar gemaakt en het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van het college zwaarder wegen dan die van verzoeker, wordt afgewacht.

    Het college zorgt ervoor dat de beperking van de verwerking duidelijk in de bestanden wordt weergegeven. Wanneer de beperking wordt opgeheven, moet de verzoeker hiervan op de hoogte worden gesteld.

    Ondanks dat er sprake is van beperking van de verwerking kan verwerking in uitzonderingssituaties toch plaatsvinden, namelijk wanneer:

    • de verzoeker hiervoor toestemming geeft
    • dit nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering
    • ter bescherming van de rechten van een ander natuurlijk persoon of rechtspersoon of
    • om gewichtige reden van algemeen belang voor de EU of voor een lidstaat.  

    Mededeling ontvanger

    Het college moet iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis stellen van elke beperking tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.

    8. Recht op gegevenswissing

    Iedere burger heeft het recht op gegevenswissing. Hij/zij heeft er recht op dat gemeente Epe ervoor zorgt dat zijn/haar betreffende gegevens worden gewist en dat de gegevens niet verder verspreid worden. Het college zorgt ervoor dat iedere koppeling, kopie of reproductie van die gegevens wordt gewist. Dit betekent dat het college ook moet zorgen dat gegevens die ergens anders terecht zijn gekomen, daar verwijderd worden.

    Deze voorwaarden zijn van toepassing:

    • De gegevens zijn niet langer nodig in verband met de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of verwerkt.
    • De betrokkene trekt zijn toestemming in en er bestaat geen andere rechtsgrond voor verwerking.
    • De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking.
    • Verwijdering is verplicht vanwege een wettelijke verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke.
    • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
    • De persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij (zoals bedoeld in artikel 8, lid 1 van de AVG).

    Het college moet hiertoe redelijke maatregelen nemen en daarbij rekening houden met de beschikbare technologie en uitvoeringskosten.

    Mededeling ontvanger

    Het college moet iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt op de hoogte stellen van elke gegevenswissing, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.

    In bepaalde gevallen weigert het college het verzoek:

    • als er sprake is van een wettelijk verbod;
    • de verstrekking van gegevens doet afbreuk aan rechten van derden.

    9. Bezwaar en bemiddeling

    Het college wijst de verzoeker in haar beslissing op de verzoeken op de mogelijkheid bezwaar te maken. Bij een beslissing op bezwaar verwijst het college op de mogelijkheid om beroep aan te tekenen of een verzoek tot bemiddeling in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

    [1] Art. 5 van het Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Epe 2014.
    [2] Algemene verordening gegevensbescherming.

Pagina opties